Để tổ chức được một sự kiện thành công cần rất nhiều yếu tố. Đặc biệt là đối với các tổ chức hoặc cá nhân khi tổ chức sự kiện đều mong muốn sự thành công của sự kiện mình tổ chức. Đồng thời, cần tạo được tiếng vang lớn và gây ấn tượng cho đối tượng khách hàng tham dự, dễ dàng tạo nên dấu ấn đậm nét trong trí nhớ của khách hàng. Chính điều này sẽ giúp giúp khắc sâu hình ảnh tốt đẹp về công ty, doanh nghiệp, dịch vụ của mình đối với đối tác và khách hàng. Và đương nhiên, để làm nên được sự thành công của 1 sự kiện thì không thể thiếu được các yếu tố từ nội dung, quy trình tổ chức cho đến các thiết bị, nhân sự phục vụ sự kiện…. đều là các yếu tố quan trọng.
ITEAM Việt Nam sẽ chia sẻ đến bạn những kinh nghiệm, những yếu tố cơ bản đánh giá để sự kiện được đi đến kết quả tốt nhất:
MỘT LÀ: CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN ĐƯỢC TỔ CHỨC
Chủ đề chính là yêu cầu đầu tiên, là cơ sở và tiền đề để hình thành lên ý tưởng tổ chức sự kiện và hiện thực hóa ý tưởng đó. Chủ đề cũng được hiểu là mục đích của sự kiện. Chủ đề sẽ là mục tiêu, mục đích xuyên suốt toàn bộ chương trình. Từ chủ đề mà các ý tưởng, thiết kế, hay nội dung chương trình được xây dựng cũng sẽ căn cứ theo chủ đề. Việc tạo nên một chủ đề hấp dẫn, lôi cuốn cũng có tác dụng tuyệt vời trong việc kích thích tò mò và sự tham gia của đối tượng công chúng mục tiêu. Nên có thể coi như, chủ đề của sự kiện chính là xương sống của sự kiện đó!
HAI LÀ: ĐIỂM NHẤN ẤN TƯỢNG KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN (KEYMOMENT)
Keymoment chính là yếu tố nổi bật nhất trong sự kiện, đây được coi là khoảng khắc ấn tượng, bất ngờ, thu hút nhất với khách tham dự, khiến họ nhớ và có ấn tượng sâu sắc nhất tới chương trình của bạn mỗi khi nhớ tới keymoment này. Tuy nhiên, key moment cũng chỉ là một yếu tố nên có , không bắt buộc trong tất cả các sự kiện. Nó chỉ thực sự quan trọng nếu bạn cần một điểm nhấn cho toàn bộ sự kiện của bạn. Đừng cố tạo quá nhiều keymoment vì nó sẽ khiến mọi thứ đặc sắc khác trở nên bị dung hòa, mọi thứ đều đặc sắc thì có nghĩa là không có điểm nhấn nổi bật. Keymoment thông thường hay xuất hiện ở các sự kiện ra mắt sản phẩm mới của các doanh nghiệp, đặc biệt là khoảnh khắc sản phẩm mới được xuất hiện trực diện trên mắt khán giả. Làm sao cho nó thực sự ấn tượng và đẳng cấp nhất, thu hút nhất đối với khách tham dự.
BA LÀ: HỆ THỐNG THIẾT BỊ, THIẾT KẾ ÂM THANH ÁNH SÁNG SÂN KHẤU ĐẶC SẮC
Điều tạo nên thành công của một sự kiện không thể thiếu được là hệ thống âm thanh ánh sáng sân khấu.Vì đây là yếu tố đầu tiên đánh vào thị giác, thính giác của khách khi đến tham gia sự kiện. Thiết kế sân khấu độc đáo, ánh sáng lung linh, âm thanh có chất lượng sẽ là điều kiện tốt nhất để cuốn hút sẽ làm cho người xem ghi nhớ nhiều hơn và rõ hơn. Ánh sáng âm thanh sự kiện chính là điều kiện cơ bản để tạo nên được sức hấp dẫn cho sự kiện đó!
BỐN LÀ: KỊCH BẢN NỘI DUNG HẤP DẪN
Nói cho cùng, chất lượng nội dung vẫn là yếu tố hàng đầu đánh giá tính chuyên nghiệp của sự kiện đó. Một kịch bản nội dung được trình bày hấp dẫn sẽ để lại ấn tượng sâu sắc cho khách tham dự, nội dung kịch bản cần rõ ràng, logic, dễ nhớ, dễ khắc sâu vào tâm trí khán giả. Chương trình tổ chức sự kiện cũng đòi hỏi khả năng dẫn dắt tốt, nắm bắt được tâm lý khách hàng, cũng không cần phải quá shoc,cần phải kiểm soát được mọi tình huống khi sự kiện diễn ra là tốt nhất. Nội dung hấp dẫn cũng sẽ tạo điều kiện để thu hút khán giả, đồng thời gây được hiệu ứng tốt đối với báo chí!
Trên đây là một vài yếu tố cơ bản để đánh giá tính chuyên nghiệp của một sự kiện được tổ chức. Ngoài ra, để tạo nên sự thành công của một sự kiện, còn cần phải căn cứ vào các yếu tố: an ninh, vệ sinh sự kiện, địa điểm tổ chức, quy trình tổ chức, công tác chuẩn bị cũng như tiếp đón…
Bạn có thể tham khảo thêm các dịch vụ tổ chức sự kiện từ A- Z tại ITEAM Việt Nam để giúp bạn phục vụ tốt hơn những nhu cầu của mình về một sự kiện thành công sẽ được tổ chức trong tương lai!
